Кто мы
Наш адрес сайта: https://xenum.ua.
Положение
об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец
Содержание
1. Общие понятия и область применения.
2. Список баз персональных данных, владельцем которых является продавец.
3. Цель обработки персональных данных.
4.Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных.
5. Местонахождение базы персональных данных.
6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.
7. Защита персональных данных.
8. Права субъекта персональных данных.
9. Государственная регистрация базы персональных данных.
1. Общие понятия и область применения
1.1. Определение терминов:
база персональных данных – именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;
ответственное лицо – определенное лицо, организующее работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;
владелец персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждающее цель обработки персональных данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;
Государственный реестр баз персональных данных – единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;
общедоступные источники персональных данных – справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных;
согласие субъекта персональных данных — добровольное волеизъявление физического лица (при условии его осведомленности) о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной цели их обработки, выраженное в письменной форме или в форме, позволяющей сделать вывод о его предоставлении;
обезличивание персональных данных – извлечение сведений, позволяющих прямо или косвенно идентифицировать личность;
обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, таких как сбор, регистрация, накопление, хранение, адаптирование, изменение, обновление, использование и распространение (распространение, реализация, передача), обезличивание, уничтожение персональных данных, в том числе с использованием информационных (автоматизированных) систем; получатель – физическое или юридическое лицо, которому предоставляются персональные данные, в том числе третье лицо;
персональные данные – сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;
распорядитель персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому владельцем персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные от имени владельца;
субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;
третье лицо – любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя персональных данных и уполномоченного государственного органа по защите персональных данных, которому владельцем или распорядителем персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом.
1.2. Настоящее Положение обязательно для применения ответственным лицом и работниками продавца, непосредственно осуществляющими обработку и/или имеющими доступ к персональным данным в связи с исполнением своих должностных и служебных обязанностей.
2. Перечень баз персональных данных, владельцем которых является продавец
2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:
– "Контрагенты".
3. Цель обработки персональных данных.
3.1. Целью обработки персональных данных, которые находятся в базе персональных данных "Контрагенты" является обеспечение реализации административно-правовых отношений, налоговых отношений, отношений в сфере бухгалтерского и статистического учета и отчетности, отношений в сфере рекламы и сбора персональных данных в коммерческих целях, регулируемых Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине", Налоговым кодексом Украины, Гражданским кодексом Украины, Хозяйственным кодексом Украины, Законом Украины "О государственной статистике", Законом Украины "О рекламе", приказом Министерства финансов Украины "Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете и другим действующим законодательством Украины.
Обработка персональных данных осуществляется открыто и прозрачно с применением средств и способом, отвечающим определенным целям такой обработки.
4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомления о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть документированным, в частности письменным, добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки.
4.2. Согласие субъекта персональных данных должно быть предоставлено путем подписания субъектом персональных данных:
– текста согласия-сообщения.
4.3. Использование персональных данных предусматривает любые действия владельца по обработке этих данных, действия по их защите, а также действия по предоставлению частичного или полного права обработки персональных данных другим субъектам отношений, связанных с персональными данными, осуществляемыми по согласию екта персональных данных или в соответствии с законом.
Использование персональных данных владельцем осуществляется при создании им условий защиты этих данных. Владелец запрещает разглашать сведения о субъектах персональных данных, доступ к персональным данным которых другим субъектам отношений, связанных с такими данными.
Использование персональных данных работниками субъектов отношений, связанных с персональными данными, должно производиться только в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями. Эти работники обязаны не допускать разглашения любым способом персональных данных, которые им были доверены или стали известны в связи с исполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.
4.4. Сбор персональных данных является составной частью процесса их обработки, предусматривающей действия по подбору или упорядочению сведений о физическом лице.
4.5. Накопление персональных данных предусматривает действия по сочетанию и систематизации сведений о физическом лице или группе физических лиц или внесении данных в базу персональных данных.
4.6. Хранение персональных данных предусматривает действия по обеспечению их целостности и соответствующего режима доступа к ним.
4.7. Распространение персональных данных предусматривает действия по передаче сведений о физическом лице с согласия субъекта персональных данных.
Распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных или уполномоченного им лица разрешается в случаях, определенных законом, и в интересах национальной безопасности, экономического благополучия и прав человека.
Выполнение требований установленного режима защиты персональных данных обеспечивает сторона, распространяющая данные.
4.8. Персональные данные в базах персональных данных уничтожаются в порядке, установленном в соответствии с требованиями Закона Украины "О защите персональных данных".
4.9. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, обвинениях в совершении преступления или приговорах к уголовному наказанию, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных ) запрещается.
5. Местонахождение базы персональных данных
5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.
6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных или в соответствии с требованиями закона.
6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательство по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.
6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее – запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.
6.4. В запросе указываются:
фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица – заявителя);
наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилию, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица – заявителя);
фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;
сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
перечень запрашиваемых персональных данных;
цель и/или правовые основания по запросу.
6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня поступления.
В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подающего запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.
Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.
6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.
6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.
6.8. В сообщении об отсрочке указываются:
фамилия, имя и отчество должностного лица;
дата отправки сообщения;
причина отсрочки;
срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.
6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен по закону.
6.10. В сообщении об отказе указываются:
фамилия, имя, отчество должностного лица, отказывающего в доступе;
дата отправки сообщения;
причина отказа.
6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суд.
7. Защита персональных данных
7.1. Защита персональных данных возлагается на владельца персональных данных.
7.2. Приказом руководителя определяется ответственное лицо, осуществляющее обработку персональных данных согласно закону.
Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.
7.3. Ответственное лицо обязано:
знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
обеспечить ознакомление и выполнения требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных;
обеспечить доступ субъектов персональных данных к собственным персональным данным;
информирует руководителя и распорядителя базы персональных данных о нарушении установленных процедур обработки персональных данных.
7.4. В целях выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:
получать необходимые документы, включая приказы и другие распорядительные документы, выданные руководителем, связанные с обработкой персональных данных;
производить копии из полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
доступа ко всем помещениям, документам, средствам телекоммуникации;
участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
вносить на рассмотрение руководителю предложения по улучшению деятельности общества и совершенствованию методов работы, подавать замечания по деятельности и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
подписывать и визировать документы внутри своей компетенции.
7.5. Лица, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющих доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность по обработке и защиты персональных данных в базах персональных данных
7.6. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашения любым способом персональных данных, которые им были доверены или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. связей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.
7.8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку при нарушении ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.
7.9. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для целей, для которых эти данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных и/или законодательством о труде.
8. Права субъекта персональных данных
8.1. Субъект персональных данных имеет право:
знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначении и наименовании, местонахождении и/или местожительстве (нахождении) владельца или распорядителя этой базы персональных данных или дать соответствующее поручение по получению этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности, информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные;
на доступ к своим персональным данным;
получать не позднее чем за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его хранящихся персональных данных;
предъявлять мотивированное требование владельцу персональных данных с возражением против обработки своих персональных данных;
предъявлять мотивированное требование изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы персональных данных, если эти данные обрабатываются незаконно или недостоверны;
в защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также в защиту от предоставления сведений, недостоверных или порочащих честь, достоинство и деловую репутацию физического лица ;
обращаться с жалобами на обработку своих персональных данных в органы государственной власти и должностные лица, в полномочия которых входит обеспечение защиты персональных данных, или в суд;
применять средства правовой защиты при нарушении законодательства о защите персональных данных;
вносить оговорки об ограничении права на обработку своих персональных данных при предоставлении согласия;
отозвать согласие на обработку персональных данных;
знать механизм автоматической обработки персональных данных;
в защиту от автоматизированного решения, имеющего для него правовые последствия.
9. Государственная регистрация базы персональных данных
9.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины "О защите персональных данных".